Aviso de privacidad global para empleados

Este Aviso de privacidad global para empleados ("Aviso de privacidad para empleados" o "Aviso") se aplica en toda la empresa global de Ecolab a todos los empleados y contratistas independientes. Este Aviso describe la información personal que Ecolab puede recopilar durante su relación laboral con Ecolab, cómo Ecolab usa y protege dicha información y con quién podemos compartirla.

Este Aviso de privacidad global para empleados está diseñado para establecer un estándar uniforme para cada entidad de Ecolab con respecto a la protección de la información personal de los empleados. Ecolab reconoce que ciertas leyes pueden imponer requisitos adicionales a los que se describen en este Aviso de privacidad global para empleados. Como tal, este Aviso es complementario del Aviso de privacidad para el público. Además, cualquier aviso local o divulgación relacionada con la privacidad específica de su país de residencia reemplazará este Aviso de privacidad para empleados, en la medida en que exista un conflicto.

La información personal (también conocida comúnmente como información de identificación personal o datos personales) es información que puede usarse para identificarlo a usted o a cualquier otro individuo con quien la información pueda estar relacionada. Se requiere cierta información para establecer la relación laboral, mientras que otra información se recopila durante el transcurso de su empleo. Ecolab recopila información de conformidad con lo permitido por la ley en su país de residencia. Cierta información, como género, raza y religión, solo podrá recopilarse cuando lo permita la ley en su jurisdicción.

La información personal que recopilamos junto con su empleo puede incluir lo siguiente:

• Nombre e información de contacto, que incluye información de contacto de emergencia (por ejemplo, dirección, número de teléfono, correo electrónico, fax);
• Información personal (por ejemplo, fecha de nacimiento, estado civil, lugar de nacimiento, nacionalidad, residencia, ciudadanía, estado del permiso de trabajo, estado militar, nacionalidad, idioma preferido);
• Información de pago (por ejemplo, información de cuenta bancaria personal, información y formularios relacionados con impuestos, número de tarjeta corporativa de Ecolab);
• Información de identificación (por ejemplo, número de seguro social u otro número de identificación nacional, número de pasaporte, número de licencia de conducir, número de patente);
• Información de la cuenta (por ejemplo, credenciales de inicio de sesión para el portal de empleo de Ecolab u otros portales de empleados);
• Información laboral (por ejemplo, fechas de empleo, compensación y beneficios, afiliación sindical, jubilación, seguro, beneficiarios, restricciones y adaptaciones laborales, resolución de quejas, rendimiento);
• Información del puesto (por ejemplo, número de identificación de Ecolab, cargo, departamento/unidad de negocios, supervisor, sitio, computadora y acceso a las instalaciones);
• Educación y capacitación (por ejemplo, nivel educativo, campo e institución, evaluaciones de competencias, licencias y certificaciones profesionales o cursos de capacitación);
• Historia profesional (por ejemplo, empleadores anteriores o puestos anteriores; cartas de recomendación);
• Información de asistencia (por ejemplo, tiempo libre remunerado ("PTO", en inglés) y solicitudes de PTO, y todas las demás solicitudes de licencia);
• Información de comunicación (por ejemplo, mensajes de voz, correos electrónicos, correspondencia, documentos y otros productos de trabajo y comunicaciones creados, almacenados o transmitidos utilizando nuestras redes, aplicaciones, dispositivos, computadoras o equipos de comunicaciones; información de encuestas);
• Información recopilada de los procesos de contratación y terminación (por ejemplo, información de entrevistas, CV o currículum vitae, cartas de presentación, referencias, cartas de referencia, verificaciones de antecedentes y crédito, expedientes académicos, interacciones previas a la contratación, cartas de referencia, cartas de oferta y fechas de aceptación de contratación, fechas de inicio y fin, fecha de renuncia y motivos);
• Información de seguimiento y evaluación de la exposición a la higiene industrial;
• Otra información proporcionada en formularios según sea necesario para beneficios, nómina o recursos humanos, de acuerdo con las leyes aplicables;
• Información de imágenes y reproducción, cuando lo permita la ley y/o después de un aviso posterior cuando lo exija la ley (por ejemplo, fotografía de identificación, imágenes de CCTV, otras imágenes o fotografías, y horarios y lugares de uso de tarjetas de acceso);
• Información tecnológica e información descrita a través del Aviso de cookies de Ecolab, al acceder a ciertos sitios de Ecolab, cuando lo permitan las leyes locales, incluso cuando un empleado pueda optar por no participar de dicha recopilación de información (por ejemplo, información de navegación, en línea u otro uso de los dispositivos de la empresa o en las redes de la empresa, direcciones de IP del dispositivo de trabajo, identificación de usuario, contraseña y cualquier otra credencial utilizada para acceder a los sistemas, aplicaciones, dispositivos, computadoras o equipos de comunicaciones de Ecolab);
• Identificadores personales únicos afiliados a cierta tecnología de seguimiento de sitios web como se describe en el Aviso de cookies de Ecolab, y cómo puede optar por no participar de conformidad con ese Aviso de cookies (por ejemplo, identificador de dispositivo; cookies, balizas, etiquetas de píxeles, identificadores de anuncios móviles u otra tecnología similar; u otras formas de identificadores persistentes). Tenga en cuenta que, si bien este Aviso de privacidad para empleados se aplica a toda la actividad de los empleados, la aplicabilidad de las cookies y el aviso de cookies afiliadas pueden variar si se encuentra en ciertos sitios web fuera de www.ecolab.com.
• Otra información que pueda intercambiarse en el curso de la relación laboral con Ecolab.

Cierta información personal, como información biométrica, datos de ubicación precisa, género, raza, religión e información de salud, así como las comunicaciones en las que no somos los destinatarios previstos, se consideran información personal sensible según ciertas regulaciones de privacidad de datos. No recopilamos información personal sensible en todas las jurisdicciones en las que operamos. Cuando lo exija la ley, se obtendrá su consentimiento explícito para la recopilación, el procesamiento o la transferencia de dicha Información personal confidencial. Se proporcionarán medidas de seguridad y protección adecuadas acordes con la naturaleza y los riesgos asociados a los datos y las actividades de procesamiento.

Al proporcionar información personal a Ecolab como se describe en este Aviso de privacidad para empleados, esa información personal generalmente se recopila directamente de usted y usted sabrá la información personal precisa que recopilamos nosotros.

En determinadas circunstancias limitadas, los proveedores de servicios externos también pueden recopilar información en nombre de Ecolab (por ejemplo, con el fin de realizar verificaciones de antecedentes, evaluaciones, etc.), aunque dicha recopilación de su información siempre se realizará dentro del contexto de su empleo, y le informaremos que un tercero está recopilando su información en el momento de la recopilación.

Finalmente, se puede recopilar cierta información de clientes, asociados u otras personas con las que usted pueda interactuar durante su empleo en Ecolab (por ejemplo, encuestas a clientes para revisión de rendimiento y propósitos similares).

Sujeto a los términos de este Aviso de privacidad para empleados, Ecolab utiliza las categorías de información personal descritas anteriormente de varias maneras. A menos que se indique específicamente lo contrario, la información anterior podrá utilizarse para cualquiera de los fines a continuación: Estos fines no son todos inclusivos y es posible que reciba avisos posteriores sobre fines adicionales para otros tipos de procesamiento específicos. Ecolab puede utilizar su información personal para:

• Determinar su elegibilidad para el empleo, incluida la verificación de referencias y calificaciones;
• Administrarle pagos y beneficios; • Evaluar las calificaciones para un trabajo o tarea en particular;
• Permitir la comunicación y la creación de redes entre los empleados;
• Cumplir con los estatutos laborales o de empleo aplicables;
• Contactarlo con respecto a otras oportunidades de reclutamiento;
• Proporcionar información general sobre Ecolab;
• Responder a sus consultas y solicitudes;
• Procesar reclamos relacionados con el trabajo (por ejemplo, compensación laboral y reclamos de seguros);
• Proporcionar capacitación u otros requisitos de desarrollo;
• Hacer revisiones de rendimiento y tomar medidas disciplinarias;
• Establecer contacto en caso de una emergencia;
• Cumplir con obligaciones legales, incluidos requisitos de salud y seguridad, y solicitudes de información de agencias gubernamentales e investigaciones de seguridad, o para hacer valer o defender un reclamo legal;
• Compilar Directorios de empleados;
• Garantizar la seguridad de la información en poder de la empresa;
• Gestionar recursos de personal, planificación financiera, cumplimiento corporativo, auditorías internas y otras administraciones;
• Administrar nuestras aplicaciones, software y sistemas electrónicos;
• Mejorar la satisfacción y el rendimiento de los empleados;
• Prevenir actividades potencialmente fraudulentas, prohibidas o ilegales;
• Generalmente gestionar todos los aspectos de la relación laboral, incluidos, entre otros, establecer, mantener y terminar relaciones laborales, operaciones generales y fines administrativos, financieros y relacionados con recursos humanos;
• Para otros fines que sean necesarios y razonablemente requeridos por Ecolab, para los cuales recibirá un aviso posterior si se trata de una desviación material de los fines anteriores.

En los países correspondientes, la información que usted proporcione en la sección de igualdad de oportunidades de una solicitud de empleo se utilizará con el único propósito de monitorear la igualdad de oportunidades dentro de la empresa global de Ecolab. Ecolab no utiliza esta información con fines de mercadeo.

Ecolab puede recopilar información similar o relacionada, o utilizar información personal para un propósito similar o relacionado de conformidad con las leyes y regulaciones de una jurisdicción particular. Cuando sea necesario, se proporcionará un aviso posterior antes de continuar con la recolección. Según su jurisdicción, es posible que tenga derechos como interesado, como eliminación, corrección o limitación de uso. Dichos derechos de los interesados y las jurisdicciones donde son aplicables se describen a continuación o en avisos específicos de cada jurisdicción.

Cierta información recopilada es necesaria para establecer y mantener la relación laboral. Si decide no proporcionar la información requerida, es posible que no podamos buscar o continuar un contrato de empleo ni brindarle todos los beneficios del empleo que de otra manera estarían disponibles para usted. Usted puede preguntar en cualquier momento si cierta información es obligatoria u opcional y entender cómo la eliminación de cierta información puede afectarle.

Podemos proporcionar cualquiera de las categorías descritas de información personal a empleados, consultores, filiales u otras empresas o personas de Ecolab con el fin de establecer, administrar o cancelar la relación de empleo con usted. En esos casos, requerimos que estas partes acuerden proteger la confidencialidad de dicha información de conformidad con los términos de este Aviso de privacidad para empleados, así como también con el Aviso de privacidad público de Ecolab y cualquier estándar interno de cumplimiento de privacidad, y las leyes y regulaciones de la jurisdicción en la que usted vive.

Las partes que reciben su información pueden incluir:

• Nuestras filiales y empresas relacionadas;
• Socios comerciales, contratistas y socios de canal, que no se consideran empresas afiliadas;
• Proveedores externos o proveedores de servicios que brindan servicios cruciales y necesarios para respaldar su empleo o solicitud y/o brindarle ciertos servicios relacionados con el empleo (incluidos los fines abordados descritos en la sección anterior);
• Terceros que puedan brindar asesoramiento profesional (por ejemplo, abogados, banqueros, contadores);
• Agencias gubernamentales u otras partes en respuesta a procesos legales u otras solicitudes, cuando lo permita la ley;
• Con otras personas o terceros con quienes haya solicitado que compartamos información.

Excepto por lo descrito anteriormente, no compartiremos su información personal con otras empresas de terceros para su uso comercial o de mercadeo sin su consentimiento o excepto como parte de un programa o función específica en la que usted tiene la posibilidad de aceptar participar o no.

Además, podemos divulgar información personal: (i) en la medida en que creamos de buena fe que dicha acción es necesaria para cumplir con cualquier ley aplicable; (ii) para hacer cumplir nuestros derechos y/o presentar o defender reclamos relacionados con su empleo en Ecolab, protegernos contra cualquier responsabilidad, defendernos contra cualquier reclamo, proteger los derechos, la propiedad y la seguridad personal de cualquier persona, o proteger el bienestar público; (iii) cuando se requiere la divulgación para proteger la seguridad de otras personas, de conformidad con las leyes aplicables (iv) para responder a una orden judicial, citación, orden de registro u otro proceso legal, en la medida permitida y restringida por la ley; (v) en el caso de que pasemos por una transición comercial, como una fusión, desinversión, adquisición, liquidación o venta de todo o una parte de nuestros activos; o (vi) tiene un propósito adicional que está directamente relacionado con el fin original para el cual se recopiló la información personal.

Ecolab conservará su información personal solo durante el tiempo que sea necesario para los fines establecidos en este Aviso de privacidad para empleados, que generalmente es la duración de su empleo, más al menos un año adicional después de la terminación de la relación laboral.

En determinadas jurisdicciones, el período de conservación de su información personal puede variar según la legislación local. Puede consultar con su gerente o contactarse con Ecolab como se describe en este documento para conocer el período de retención específico de su jurisdicción. Además, podemos conservar y utilizar información personal en la medida necesaria para cumplir con nuestras obligaciones legales (por ejemplo, si debemos conservar sus datos para cumplir con las leyes aplicables), resolver disputas y hacer cumplir nuestros acuerdos y políticas legales.

Si se encuentra en un país del EEE o el Reino Unido, consulte este aviso sobre sus derechos con respecto a sus datos personales.

Si reside en California, consulte este aviso sobre sus derechos con respecto a su información personal.

Si reside en Brasil, consulte este aviso sobre sus derechos con respecto a su información personal.

Si conduce un vehículo con calcomanías Ecolab o un vehículo sin calcomanías con un dispositivo de video y/o audio frontal o de doble orientación en el vehículo, consulte este aviso sobre la recopilación y el procesamiento de sus datos personales.

Si se encuentra fuera de los Estados Unidos, en particular si se encuentra en Canadá, Brasil, la Unión Europea ("UE"), el Espacio Económico Europeo ("EEE"), Nueva Zelanda, la República de Sudáfrica, Suiza, Reino Unido u otros países con leyes de privacidad de datos similares, tenga en cuenta que nosotros y nuestros servidores estamos ubicados en los Estados Unidos. Cualquier información que nos proporcione puede transferirse y procesarse en los Estados Unidos u otros países del mundo donde hacemos negocios. Aunque esto puede incluir destinatarios de información ubicados en países donde puede haber un nivel más bajo de protección legal para su información personal que en su país, haremos lo posible para proteger su información de acuerdo con los requisitos aplicables a la ley en su jurisdicción particular y tomaremos medidas para compartir únicamente con terceros que ofrezcan una protección similar. Al interactuar y proporcionar información personal y otros datos que Ecolab pueda recopilar, procesar, usar o transferir legítimamente en relación con su relación con Ecolab, usted da su consentimiento inequívoco a que su información se recopile, procese, utilice y transfiera como se divulga en este documento.

Ecolab cumple con el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. ("DPF UE-EE. UU."), la Extensión del Reino Unido al DPF UE-EE.UU., y el Marco de Privacidad de Datos Suiza-EE. UU. ("DPF Suiza-EE. UU.") según lo establecido por el Departamento de Comercio de EE.UU. (colectivamente, el "Programa DPF").

Ecolab ha certificado ante el Departamento de Comercio de EE. UU. que se adhiere a los Principios del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. ("Principios DPF UE-EE. UU.") cuando procesa información personal recibida de la UE y el Reino Unido. Ecolab también ha certificado ante el Departamento de Comercio de EE. UU. que se adhiere a los Principios del Marco de Privacidad de Datos Suiza-EE. UU. ("Principios DPF Suiza-EE. UU.", que junto con los "Principios DPF UE-EE. UU." se denominan "Principios") cuando procesa información personal recibida de Suiza. Si existiera algún conflicto entre los términos de esta Política de Privacidad y los Principios DPF UE-EE. UU. (incluida la Extensión del Reino Unido) y/o los Principios DPF Suiza-EE. UU., regirán los Principios. Para obtener más información sobre el programa Marco de privacidad de datos y ver nuestra certificación, visite https://www.dataprivacyframework.gov/. Para ver la lista completa de organizaciones participantes, visite https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. En determinadas circunstancias, Ecolab puede seguir siendo responsable de los actos de determinados terceros si dichos terceros procesan información personal originaria de la UE, el Reino Unido, Gibraltar o Suiza que Ecolab les revela de una manera que sea incompatible con los Principios.

Si tiene alguna consulta o queja sobre nuestro manejo de su información personal bajo el Marco de privacidad de datos, contáctenos utilizando la información en la sección "Contáctenos" a continuación.  Si aún tiene alguna duda específica sobre privacidad que no se ha resuelto después de intentar abordar su pregunta o duda sobre privacidad con Ecolab directamente, Ecolab se ha comprometido a trabajar con el panel establecido por las autoridades de protección de datos (DPA) de la UE, la Oficina del Comisionado de Información (ICO) del Reino Unido, el Comisionado Federal de Protección de Datos e Información (FDPIC) de Suiza con respecto a las quejas no resueltas sobre nuestro manejo de la información personal recibida en virtud de la DPF UE-EE. UU. y la Extensión del Reino Unido al DPF UE-EE.UU. y el DPF Suiza-EE. UU. Como se describe en el Programa DPF, las personas pueden tener la opción de seleccionar el arbitraje vinculante para la resolución de su queja con respecto a la información personal originada en la UE, el Reino Unido, Gibraltar o Suiza. Visite el sitio web del Programa DPF, cuyo enlace figura más arriba, para obtener información más actualizada.

Ecolab está sujeto a la autoridad de seguridad e investigación de la Comisión Federal de Comercio de EE.UU. a efectos de exigir el cumplimiento del DPF. Además, en circunstancias limitadas, las autoridades públicas de EE. UU., incluido, entre otros, el Gobierno Federal de EE. UU., pueden solicitar legalmente a Ecolab la obtención de determinada información personal, a lo que Ecolab debe atenerse.

Las siguientes afiliadas de Ecolab de EE. UU. también se adhieren a los principios DPF:

• Abednego Environmental Services, LLC
• Chemlink Laboratories, LLC
• Ecolab (Guam) LLC
• Ecolab Manufacturing Inc.
• Ecolab Production LLC
• Ecolab USA Inc.
• Flottec, LLC
• Nalco Company LLC
• Nalco Contract Operations, LLC
• Nalco Industrial Outsourcing Company
• Nalco Production LLC
• Nalco US 1 LLC
• Nalco Wastewater Contract Operations LLC
• Pest Management LLC
• Quantum Technical Services, LLC
• Wabasha Leasing LLC

Ecolab tomará medidas razonables para proteger su información personal en posesión de Ecolab y protegerlos contra riesgos de pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción. Empleamos medidas de seguridad estándar de la industria diseñadas para proteger la seguridad de toda la información recopilada durante la relación laboral. Ecolab periódicamente revisa sus medidas de seguridad con la intención de preservar la privacidad de la información personal. Sin embargo, nunca se puede garantizar la seguridad de la información transmitida a través de Internet o mediante un dispositivo móvil. No somos responsables de ninguna interceptación o interrupción de ninguna comunicación a través de Internet ni de cambios o pérdidas de datos.

Usted es responsable de mantener la seguridad de cualquier contraseña, ID de usuario u otra forma de autenticación involucrada en la obtención de acceso a áreas seguras o protegidas con contraseña de los sistemas de Ecolab a las que se le haya otorgado acceso según su puesto. Para protegerlo a usted y a su información, podemos suspender su acceso a cualquier sistema de Ecolab, sin previo aviso, en espera de una investigación, si se sospecha alguna violación de seguridad.

Ecolab tomará precauciones razonables para garantizar que su información personal solo se utilice para los fines para los cuales fue recopilada, tal como se describe en este Aviso de privacidad para empleados. Ecolab tomará medidas para garantizar que la información personal sea relevante para el uso previsto, precisa, completa y actualizada. Sin embargo, Ecolab confía en que usted le ayudará a proporcionar actualizaciones precisas de su información personal.

Ecolab se reserva el derecho de modificar este Aviso de privacidad para empleados periódicamente para que refleje con exactitud el entorno regulatorio y nuestros principios para recopilación de datos. Siempre que se hagan cambios sustanciales a este Aviso de privacidad para empleados, Ecolab le entregará el aviso revisado. Este Aviso de privacidad para empleados se modificó por última vez en noviembre de 2024.

Si tiene alguna pregunta o comentario sobre este Aviso de privacidad o el Servicio proporcionado por Ecolab, contáctenos al 844-880-8355 o dataprivacy@ecolab.com.