Aviso de privacidad global para empleados

Este Aviso de privacidad global para empleados ("Aviso de privacidad para empleados" o "Aviso") se aplica en toda la empresa global de Ecolab a todos los empleados y contratistas independientes. Este Aviso describe la información personal que Ecolab puede recopilar durante su relación laboral con Ecolab, cómo Ecolab usa y protege dicha información y con quién podemos compartirla.

Este Aviso de privacidad global para empleados está diseñado para establecer un estándar uniforme para cada entidad de Ecolab con respecto a la protección de la información personal de los empleados. Ecolab reconoce que ciertas leyes pueden imponer requisitos adicionales a los que se describen en este Aviso de privacidad global para empleados. Como tal, este Aviso es complementario del Aviso de privacidad para el público. Además, cualquier aviso local o divulgación relacionada con la privacidad específica de su país de residencia reemplazará este Aviso de privacidad para empleados, en la medida en que exista un conflicto.

La información personal (también conocida comúnmente como información de identificación personal o datos personales) es información que puede usarse para identificarlo a usted o a cualquier otro individuo con quien la información pueda estar relacionada. Se requiere cierta información para establecer la relación laboral, mientras que otra información se recopila durante el transcurso de su empleo. Ecolab recopila información de conformidad con lo permitido por la ley en su país de residencia. Cierta información, como género, raza y religión, solo podrá recopilarse cuando lo permita la ley en su jurisdicción.

La información personal que recopilamos junto con su empleo puede incluir lo siguiente:

• Nombre e información de contacto, que incluye información de contacto de emergencia (por ejemplo, dirección, número de teléfono, correo electrónico, fax);
• Información personal (por ejemplo, fecha de nacimiento, estado civil, lugar de nacimiento, nacionalidad, residencia, ciudadanía, estado del permiso de trabajo, estado militar, nacionalidad, idioma preferido);
• Información de pago (por ejemplo, información de cuenta bancaria personal, información y formularios relacionados con impuestos, número de tarjeta corporativa de Ecolab);
• Información de identificación (por ejemplo, número de seguro social u otro número de identificación nacional, número de pasaporte, número de licencia de conducir, número de patente);
• Información de la cuenta (por ejemplo, credenciales de inicio de sesión para el portal de empleo de Ecolab u otros portales de empleados);
• Información laboral (por ejemplo, fechas de empleo, compensación y beneficios, afiliación sindical, jubilación, seguro, beneficiarios, restricciones y adaptaciones laborales, resolución de quejas, rendimiento);
• Información del puesto (por ejemplo, número de identificación de Ecolab, cargo, departamento/unidad de negocios, supervisor, sitio, computadora y acceso a las instalaciones);
• Educación y capacitación (por ejemplo, nivel educativo, campo e institución, evaluaciones de competencias, licencias y certificaciones profesionales o cursos de capacitación);
• Historia profesional (por ejemplo, empleadores anteriores o puestos anteriores; cartas de recomendación);
• Información de asistencia (por ejemplo, tiempo libre remunerado ("PTO", en inglés) y solicitudes de PTO, y todas las demás solicitudes de licencia);
• Información de comunicación (por ejemplo, mensajes de voz, correos electrónicos, correspondencia, documentos y otros productos de trabajo y comunicaciones creados, almacenados o transmitidos utilizando nuestras redes, aplicaciones, dispositivos, computadoras o equipos de comunicaciones; información de encuestas);
• Información recopilada de los procesos de contratación y terminación (por ejemplo, información de entrevistas, CV o currículum vitae, cartas de presentación, referencias, cartas de referencia, verificaciones de antecedentes y crédito, expedientes académicos, interacciones previas a la contratación, cartas de referencia, cartas de oferta y fechas de aceptación de contratación, fechas de inicio y fin, fecha de renuncia y motivos);
• Información de seguimiento y evaluación de la exposición a la higiene industrial;
• Otra información proporcionada en formularios según sea necesario para beneficios, nómina o recursos humanos, de acuerdo con las leyes aplicables;
• Información de imágenes y reproducción, cuando lo permita la ley y/o después de un aviso posterior cuando lo exija la ley (por ejemplo, fotografía de identificación, imágenes de CCTV, otras imágenes o fotografías, y horarios y lugares de uso de tarjetas de acceso);
• Información tecnológica e información descrita a través del Aviso de cookies de Ecolab, al acceder a ciertos sitios de Ecolab, cuando lo permitan las leyes locales, incluso cuando un empleado pueda optar por no participar de dicha recopilación de información (por ejemplo, información de navegación, en línea u otro uso de los dispositivos de la empresa o en las redes de la empresa, direcciones de IP del dispositivo de trabajo, identificación de usuario, contraseña y cualquier otra credencial utilizada para acceder a los sistemas, aplicaciones, dispositivos, computadoras o equipos de comunicaciones de Ecolab);
• Identificadores personales únicos afiliados a cierta tecnología de seguimiento de sitios web como se describe en el Aviso de cookies de Ecolab, y cómo puede optar por no participar de conformidad con ese Aviso de cookies (por ejemplo, identificador de dispositivo; cookies, balizas, etiquetas de píxeles, identificadores de anuncios móviles u otra tecnología similar; u otras formas de identificadores persistentes). Tenga en cuenta que, si bien este Aviso de privacidad para empleados se aplica a toda la actividad de los empleados, la aplicabilidad de las cookies y el aviso de cookies afiliadas pueden variar si se encuentra en ciertos sitios web fuera de www.ecolab.com.
• Otra información que pueda intercambiarse en el curso de la relación laboral con Ecolab.

Cierta información personal, como información biométrica, datos de ubicación precisa, género, raza, religión e información de salud, así como las comunicaciones en las que no somos los destinatarios previstos, se consideran información personal sensible según ciertas regulaciones de privacidad de datos. No recopilamos información personal sensible en todas las jurisdicciones en las que operamos. Cuando lo exija la ley, se obtendrá su consentimiento explícito para la recopilación, el procesamiento o la transferencia de dicha Información personal confidencial. Se proporcionarán medidas de seguridad y protección adecuadas acordes con la naturaleza y los riesgos asociados a los datos y las actividades de procesamiento.

Al proporcionar información personal a Ecolab como se describe en este Aviso de privacidad para empleados, esa información personal generalmente se recopila directamente de usted y usted sabrá la información personal precisa que recopilamos nosotros.

En determinadas circunstancias limitadas, los proveedores de servicios externos también pueden recopilar información en nombre de Ecolab (por ejemplo, con el fin de realizar verificaciones de antecedentes, evaluaciones, etc.), aunque dicha recopilación de su información siempre se realizará dentro del contexto de su empleo, y le informaremos que un tercero está recopilando su información en el momento de la recopilación. Finalmente, se puede recopilar cierta información de clientes, asociados u otras personas con las que usted pueda interactuar durante su empleo en Ecolab (por ejemplo, encuestas a clientes para revisión de rendimiento y propósitos similares).

Sujeto a los términos de este Aviso de privacidad para empleados, Ecolab utiliza las categorías de información personal descritas anteriormente de varias maneras. A menos que se indique específicamente lo contrario, la información anterior podrá utilizarse para cualquiera de los fines a continuación: Estos fines no son todos inclusivos y es posible que reciba avisos posteriores sobre fines adicionales para otros tipos de procesamiento específicos. Ecolab puede utilizar su información personal para:

• Determinar su elegibilidad para el empleo, incluida la verificación de referencias y calificaciones;
• Administrarle pagos y beneficios; • Evaluar las calificaciones para un trabajo o tarea en particular;
• Permitir la comunicación y la creación de redes entre los empleados;
• Cumplir con los estatutos laborales o de empleo aplicables;
• Contactarlo con respecto a otras oportunidades de reclutamiento;
• Proporcionar información general sobre Ecolab;
• Responder a sus consultas y solicitudes;
• Procesar reclamos relacionados con el trabajo (por ejemplo, compensación laboral y reclamos de seguros);
• Proporcionar capacitación u otros requisitos de desarrollo;
• Hacer revisiones de rendimiento y tomar medidas disciplinarias;
• Establecer contacto en caso de una emergencia;
• Cumplir con obligaciones legales, incluidos requisitos de salud y seguridad, y solicitudes de información de agencias gubernamentales e investigaciones de seguridad, o para hacer valer o defender un reclamo legal;
• Compilar directorios de empleados;
• Garantizar la seguridad de la información en poder de la empresa;
• Gestionar recursos de personal, planificación financiera, cumplimiento corporativo, auditorías internas y otras administraciones;
• Administrar nuestras aplicaciones, software y sistemas electrónicos;
• Mejorar la satisfacción y el rendimiento de los empleados;
• Prevenir actividades potencialmente fraudulentas, prohibidas o ilegales;
• Generalmente gestionar todos los aspectos de la relación laboral, incluidos, entre otros, establecer, mantener y terminar relaciones laborales, operaciones generales y fines administrativos, financieros y relacionados con recursos humanos;
• Para otros fines que sean necesarios y razonablemente requeridos por Ecolab, para los cuales recibirá un aviso posterior si se trata de una desviación material de los fines anteriores.

En los países correspondientes, la información que usted proporcione en la sección de igualdad de oportunidades de una solicitud de empleo se utilizará con el único propósito de monitorear la igualdad de oportunidades dentro de la empresa global de Ecolab. Ecolab no utiliza esta información con fines de mercadeo.

Ecolab puede recopilar información similar o relacionada, o utilizar información personal para un propósito similar o relacionado de conformidad con las leyes y regulaciones de una jurisdicción particular. Cuando sea necesario, se proporcionará un aviso posterior antes de continuar con la recolección. Según su jurisdicción, es posible que tenga derechos como interesado, como eliminación, corrección o limitación de uso. Dichos derechos de los interesados y las jurisdicciones donde son aplicables se describen a continuación o en avisos específicos de cada jurisdicción.

Cierta información recopilada es necesaria para establecer y mantener la relación laboral. Si decide no proporcionar la información requerida, es posible que no podamos buscar o continuar un contrato de empleo ni brindarle todos los beneficios del empleo que de otra manera estarían disponibles para usted. Usted puede preguntar en cualquier momento si cierta información es obligatoria u opcional y entender cómo la eliminación de cierta información puede afectarle.

Podemos proporcionar cualquiera de las categorías descritas de información personal a empleados, consultores, filiales u otras empresas o personas de Ecolab con el fin de establecer, administrar o cancelar la relación de empleo con usted. En esos casos, requerimos que estas partes acuerden proteger la confidencialidad de dicha información de conformidad con los términos de este Aviso de privacidad para empleados, así como también con el Aviso de privacidad público de Ecolab y cualquier estándar interno de cumplimiento de privacidad, y las leyes y regulaciones de la jurisdicción en la que usted vive.

Las partes que reciben su información pueden incluir:

• Nuestras filiales y empresas relacionadas;
• Socios comerciales, contratistas y socios de canal, que no se consideran empresas afiliadas;
• Proveedores externos o proveedores de servicios que brindan servicios cruciales y necesarios para respaldar su empleo o solicitud y/o brindarle ciertos servicios relacionados con el empleo (incluidos los fines abordados descritos en la sección anterior);
• Terceros que puedan brindar asesoramiento profesional (por ejemplo, abogados, banqueros, contadores);
• Agencias gubernamentales u otras partes en respuesta a procesos legales u otras solicitudes, cuando lo permita la ley;
• Con otras personas o terceros con quienes haya solicitado que compartamos información.

Excepto por lo descrito anteriormente, no compartiremos su información personal con otras empresas de terceros para su uso comercial o de mercadeo sin su consentimiento o excepto como parte de un programa o función específica en la que usted tiene la posibilidad de aceptar participar o no.

Además, podemos divulgar información personal: (i) en la medida en que creamos de buena fe que dicha acción es necesaria para cumplir con cualquier ley aplicable; (ii) para hacer cumplir nuestros derechos y/o presentar o defender reclamos relacionados con su empleo en Ecolab, protegernos contra cualquier responsabilidad, defendernos contra cualquier reclamo, proteger los derechos, la propiedad y la seguridad personal de cualquier persona, o proteger el bienestar público; (iii) cuando se requiere la divulgación para proteger la seguridad de otras personas, de conformidad con las leyes aplicables (iv) para responder a una orden judicial, citación, orden de registro u otro proceso legal, en la medida permitida y restringida por la ley; (v) en el caso de que pasemos por una transición comercial, como una fusión, desinversión, adquisición, liquidación o venta de todo o una parte de nuestros activos; o (vi) tiene un propósito adicional que está directamente relacionado con el fin original para el cual se recopiló la información personal.

Ecolab conservará su información personal solo durante el tiempo que sea necesario para los fines establecidos en este Aviso de privacidad para empleados, que generalmente es la duración de su empleo, más al menos un año adicional después de la terminación de la relación laboral.

En determinadas jurisdicciones, el período de conservación de su información personal puede variar según la legislación local. Puede consultar con su gerente o contactarse con Ecolab como se describe en este documento para conocer el período de retención específico de su jurisdicción. Además, podemos conservar y utilizar información personal en la medida necesaria para cumplir con nuestras obligaciones legales (por ejemplo, si debemos conservar sus datos para cumplir con las leyes aplicables), resolver disputas y hacer cumplir nuestros acuerdos y políticas legales.

Si se encuentra fuera de los Estados Unidos, en particular si se encuentra en Canadá, Brasil, la Unión Europea ("UE"), el Espacio Económico Europeo ("EEE"), Nueva Zelanda, la República de Sudáfrica, Suiza, Reino Unido u otros países con leyes de privacidad de datos similares, tenga en cuenta que nosotros y nuestros servidores estamos ubicados en los Estados Unidos. Cualquier información que nos proporcione puede transferirse y procesarse en los Estados Unidos u otros países del mundo donde hacemos negocios. Aunque esto puede incluir destinatarios de información ubicados en países donde puede haber un nivel más bajo de protección legal para su información personal que en su país, haremos lo posible para proteger su información de acuerdo con los requisitos aplicables a la ley en su jurisdicción particular y tomaremos medidas para compartir únicamente con terceros que ofrezcan una protección similar. Al interactuar y proporcionar información personal y otros datos que Ecolab pueda recopilar, procesar, usar o transferir legítimamente en relación con su relación con Ecolab, usted da su consentimiento inequívoco a que su información se recopile, procese, utilice y transfiera como se divulga en este documento.

Si se encuentra en la UE o en una jurisdicción con una ley similar, el RGPD o su equivalente local puede otorgarle ciertos derechos según la ley. En particular, el derecho a acceder, corregir y borrar la información personal que tenemos sobre usted. Ecolab conservará su información personal durante el tiempo que usted utilice nuestros servicios como se describe en la sección de retención de este Aviso, hasta que solicite la eliminación de dicha información personal. Ecolab se considera el Controlador de datos (o distinción equivalente) con respecto a su información personal. Puede encontrar nuestra información de contacto como se describe en este documento o en otras partes del Servicio.

En determinadas circunstancias, usted tiene los siguientes derechos en materia de protección de datos:

• El derecho a acceder, actualizar o eliminar la información personal que tenemos sobre usted.
• El derecho de rectificación. Tiene derecho a que se rectifique su información personal si esa información es inexacta o está incompleta.
• El derecho a oponerse. Tiene derecho a oponerse a nuestro procesamiento de su información personal.
• El derecho de restricción. Tiene derecho a solicitar que restrinjamos el procesamiento de su información personal.
• El derecho a la portabilidad de los datos. Tiene derecho a que se le proporcione una copia de la información personal que tenemos sobre usted en un formato estructurado, legible por máquina y de uso común.
• Derecho a retirar el consentimiento. También tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento cuando nos basemos en su consentimiento para procesar su información personal.

Para presentar una solicitud con respecto a su información personal, comuníquese con su gerente, Recursos Humanos o dataprivacy@ecolab.com. Si es un solicitante de empleo, puede solicitar la eliminación de su información directamente en el portal después de iniciar sesión en su cuenta de solicitante de empleo.

Si tiene algún comentario, pregunta o queja sobre cómo manejamos su información personal, esperamos que se contacte con nosotros como se describe en este documento para permitirnos resolver el asunto. Además, si se encuentra en el EEE, puede presentar una queja sobre el procesamiento de su información personal ante una autoridad reguladora.

Los siguientes enlaces pueden ayudarle a encontrar el regulador adecuado:

• En el Reino Unido, tiene derecho a presentar una queja ante el Comisario de Información:www.ico.org.uk
• En Suiza, tiene derecho a ponerse en contacto con el Comisionado Federal de Protección de Datos e Información (FDPIC):FDPIC
• En la UE, tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad local de protección de datos. Para encontrar su autoridad local, puede consultar la lista en el sitio web del Comité Europeo de Protección de Datos:https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en
• En Sudáfrica, tiene derecho a presentar una queja ante el Regulador de la Información: https://www.justice.gov.za/inforeg/index.html
• En Brasil, tiene derecho a presentar una queja ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD)
• En Argentina, tiene derecho a comunicarse con la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales:PDP
• En Canadá, tiene derecho a presentar una queja ante la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá:Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá
• En Japón, tiene derecho a ponerse en contacto con la Comisión de Protección de Información Personal. https://www.ppc.go.jp/en/
• En Australia, tiene derecho a presentar una queja ante el Comisionado de Privacidad:Comisionado de Información de Australia
• En Nueva Zelanda, puede ponerse en contacto con la oficina del Comisionado de Privacidad:www.privacy.org.nz

Base legal para el procesamiento

Si se encuentra en el EEE o en una jurisdicción que requiere una base legal similar para el procesamiento, nuestra base legal para recopilar y utilizar la información personal descrita en este Aviso depende de la información personal que recopilamos y del contexto específico en el que la recopilamos.

Podemos procesar información personal porque:

• Es necesario para la ejecución de un contrato entre usted y Ecolab;
• Nos ha dado su consentimiento para hacerlo (en las jurisdicciones aplicables);
• El procesamiento responde a nuestro interés legítimo como Controlador, cuando ese interés legítimo no queda anulado por sus derechos;
• Ecolab debe cumplir con la ley.

Cuando cierta información personal sensible se procesa con su consentimiento explícito, puede tener derecho a retirar dicho consentimiento en cualquier momento. Para hacerlo, comuníquese con nosotros como se describe en este Aviso de privacidad. Si existe una base legal diferente que nos permitiría continuar procesando su información personal después de retirar el consentimiento, le notificaremos esa base legal en el momento de su solicitud.

Ecolab tomará medidas razonables para proteger sus Datos personales en posesión de Ecolab y protegerlos contra riesgos de pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción. Empleamos medidas de seguridad estándar de la industria diseñadas para proteger la seguridad de toda la información recopilada durante la relación laboral. Ecolab periódicamente revisa sus medidas de seguridad con la intención de preservar la privacidad de la información personal. Sin embargo, nunca se puede garantizar la seguridad de la información transmitida a través de Internet o mediante un dispositivo móvil. No somos responsables de ninguna interceptación o interrupción de ninguna comunicación a través de Internet ni de cambios o pérdidas de datos.

Usted es responsable de mantener la seguridad de cualquier contraseña, ID de usuario u otra forma de autenticación involucrada en la obtención de acceso a áreas seguras o protegidas con contraseña de los sistemas de Ecolab a las que se le haya otorgado acceso según su puesto. Para protegerlo a usted y a su información, podemos suspender su acceso a cualquier sistema de Ecolab, sin previo aviso, en espera de una investigación, si se sospecha alguna violación de seguridad.

Ecolab tomará precauciones razonables para garantizar que su información personal solo se utilice para los fines para los cuales fue recopilada, tal como se describe en este Aviso de privacidad para empleados y solicitantes. Ecolab tomará medidas para garantizar que la información personal sea relevante para el uso previsto, precisa, completa y actualizada. Sin embargo, Ecolab confía en que usted le ayudará a proporcionar actualizaciones precisas de su información personal.

Ecolab se reserva el derecho de modificar este Aviso de privacidad de vez en cuando para que refleje con precisión el entorno regulatorio y nuestros principios de recopilación de datos. Cuando se realicen cambios sustanciales en este Aviso de privacidad, Ecolab le proporcionará el aviso revisado. Este Aviso de privacidad para empleados y solicitantes se modificó por última vez en agosto de 2023.

Si tiene alguna pregunta o comentario sobre este Aviso de privacidad o el Servicio proporcionado por Ecolab, contáctenos al 844-880-8355 o dataprivacy@ecolab.com.